Organiser son travail

l'équipe -TSE/ mars 4, 2021/ Nos rendez-vous

Bonjour
Au fil de mes recherches sur le bien-être au travail ou comment mieux travailler, je suis tombé sur ce site très intéressant, et je m’empresse de vous
inciter à lire cet article.

Tous les salariés, cadres ou non, ont un jour, au cours de leur carrière, entendu parler de la «matrice d’Eisenhower», mais combien d’entre nous s’en souviennent et surtout qui s’est obligé à l’appliquer ?

Cet outil permet d’être plus productif. Le bien-être n’exclut pas la productivité, bien on contraire. De nombreuses études ont révélé que plus nous sommes bien au travail, et plus nous sommes productifs.

Je vous souhaite donc une bonne lecture.

travailler en équipe

La Matrice d’Eisenhower : L’outil essentiel pour être productif Dwight Eisenhower a été le 34e président des Etats-Unis, de 1953 à 1961 il a vécu sa vie de la manière la plus productive possible. Eisenhower avait cette incroyable capacité à maintenir un haut niveau de productivité durant toutes ces années, grâce à une unique stratégie : La Matrice d’Eisenhower.

Cet outil vous permettra de prioriser vos tâches et de n’accorder de l’importance qu’à ce qui est important. Voyons maintenant comment devenir plus productif en utilisant cette stratégie.

Au programme de cet article :

La Matrice d’Eisenhower : Comment devenir plus productif

La stratégie d’Eisenhower pour agir et organiser vos tâches est simple. En utilisant la matrice ci-dessous, vous séparerez vos tâches selon 4 conditions :

1. Urgent et important (les tâches que vous devez faire immédiatement).
2. Important, mais pas urgent (les tâches que vous programmerez pour plus tard).
3. Urgent, mais pas important (les tâches que vous devriez déléguer à quelqu’un d’autre).
4. Pas urgent et pas important (les tâches que vous devriez éliminer).

 

Matrice d’Eisenhower

Quelle est la différence entre l’important et l’urgent ?

  • Les activités dites importantes nous permettent de progresser dans nos objectifs, qu’ils soient professionnels ou personnels. Cette importance se mesure par l’ampleur des conséquences négatives si nous ne les réalisons pas. Ex: Avoir une bonne hygiène de vie, en faisant une activité physique, ou développer sa passion.
  • Les activités dites urgentes requièrent une attention immédiate, et sont souvent liées aux objectifs de quelqu’un d’autre . Elles ont une échéance donnée avant d’être irréalisables, ou avec des conditions dégradées. Ex: Les soldes finissent dans quelques jours et je n’ai pas fait mes achats.

Ce sont généralement les activités “urgentes” sur lesquelles nous concentrons toute notre attention, puisqu’elles nous appellent à une action immédiate.
Exemple : Les appels téléphoniques, emails, notifications Facebook et autres sollicitations extérieures.

En sachant différencier les activités importantes, des activités urgentes, nous surmontons notre tendance naturelle à nous concentrer l’immédiat.
C’est-à-dire sur ces activités “ non importantes mais urgentes “. Grâce à cela, nous pouvons nous dégager du temps, pour faire ce qui est essentiel pour nous.
Enfin, nous rendons notre vie professionnelle et personnelle plus riche et plus épanouie 🙂
Nous allons maintenant voir plus en détail chaque quadrant, et comment les optimiser du mieux possible pour devenir productif.

Quadrant 1 : Les tâches urgentes et importantes

Le Quadrant 1 regroupe des tâches à la fois Urgentes et Importantes . Ce sont des tâches qui requièrent notre attention immédiatement et qui doivent être effectuées avant de s’occuper de nos buts à long terme. Il est constitué notamment de crises, problèmes ou échéances .

Voici quelques exemples de tâches Urgentes et Importantes :

Certains emails limités dans le temps – une offre d’emploi, un mail pour une nouvelle opportunité d’affaires, etc.

  •  Les tâches ménagères qui s’empilent
  •  Un dossier à rendre au bureau avant une certaine échéance
  •  Votre voiture qui tombe en panne
  •  Être témoin d’un accident ou avoir un accident et appeler les secours
  •  Un appel de l’école de votre enfant

Avec un peu de planification et d’organisation, certaines de ces tâches peuvent être faites de manière plus efficace. Par exemple, au lieu d’attendre la dernière minute pour rendre votre dossier (ce qui la transforme en tâche urgente), vous pouvez la programmer pour l’effectuer une semaine à l’avance.

Ou encore au lieu d’attendre que quelque chose dans votre maison ou voiture tombe en panne pour la réparer, vous pouvez prévoir une maintenance régulière. Des moyens de surmonter la procrastination peuvent être également nécessaires pour éviter que beaucoup de tâches ne finissent dans ce quadrant. Bien que nous n’arriverons jamais à éliminer complètement les tâches urgentes et importantes, nous pouvons les réduire significativement en étant plus proactif et en passant plus de temps à effectuer les tâches du Quadrant 2.

Quadrant 2 : Les tâches non urgentes mais importantes

Les tâches du Quadrant 2 sont des activités qui n’ont pas d’échéances pressantes, mais qui sont très importantes pour vous aider à atteindre vos buts personnels, scolaires, et professionnels tout en donnant un sens à votre vie. Ce sont ces 20% de tâches essentielles qui produiront 80% des résultats que vous désirez ( Loi de Pareto ).

Les tâches du Quadrant 2 sont généralement centrées autour de la création de nouvelles relations, de planification pour l’avenir et de l’amélioration de soi. C’est ces tâches qui vous mèneront vers la vie de vos rêves.

Voici quelques exemples de tâches non urgentes mais Importantes

  • L’organisation des tâches de la semaine
  • La planification à long terme
  • L’exercice physique
  • Le temps passé en famille
  • Lire des livres enrichissants
  • Suivre un cours pour développer ses compétences dans une matière
  • Étudier
  • Méditer
  • Créer un budget et économiser
  • passer des moments privilégiés avec son conjoint

Nous devrions passer la majorité de notre temps à effectuer des activités de ce Quadrant 2, car c’est celui qui nous apporte le plus de bonheur, de succès. Malheureusement, quelques difficultés nous empêchent d’investir assez de temps et d’énergie dans les tâches du Quadrant 2 :

1. Vous ne savez pas ce qui est vraiment important pour vous. Si vous n’avez aucune idée des valeurs et buts qui vous importent le plus, vous n’arriverez évidemment pas à obtenir ce que vous désirez. Au lieu de cela, vous passerez tout votre temps à baigner dans les stimuli ou autres choses “urgentes” qui se présenteront à vous.

2. Le biais du moment présent. Nous avons tous tendance à nous intéresser à la chose la plus pressente du moment. C’est notre mode d’action par défaut. Il est difficile d’être motivé par quelque chose lorsqu’il n’y a pas de date buttoir pour l’effectuer. Se sortir de ce mode peut demander beaucoup de volonté et de persévérance ; des qualités qui doivent être cultivées par chacun.

Parce que ces activités ne sont pas perçues comme pressentes, nous les laissons s’entasser au fond de notre esprit en nous disant « Je ferais ces choses-là “un jour”, après avoir fini ce que j’ai d’urgent.

Nous arrivons même à remettre à plus tard la recherche de ce qui compte le plus dans notre vie. C’est ce qui nous conduit à un cercle vicieux où nous ne faisons que des choses urgentes, mais sûrement pas importantes. Et bien entendu, ce “jour” où nous feront l’important n’arrivera jamais. Si vous attendez d’avoir plus de temps libre pour faire ce qui vous importe, croyez-moi, cela n’arrivera jamais . Si vous avez toujours l’impression d’être occupé(e) aujourd’hui, votre vie deviendra de plus en plus remplie au fur et à mesure que vous vieillirez.

Pour surmonter ce biais du moment présent qui nous empêche de nous concentrer sur les activités du Quadrant 2, nous devons vivre nos vies consciencieusement et activement. Il faut refuser de se laisser entraîner passivement par toutes les sollicitations extérieures.

Quadrant 3 : Les tâches urgentes et non importantes

Les tâches du Quadrant 3 sont des activités qui requièrent toute notre attention (car urgentes), mais cela ne nous aide pas à atteindre nos objectifs ou notre mission de vie (parce qu’elles ne sont pas importantes). La majorité des tâches du Quadrant 3 sont des sollicitations d’autres personnes , qui requièrent votre aide pour atteindre leurs propres buts, selon leurs propres priorités.

Voici quelques exemples d’activités du Quadrant 3 :

  • Les appels téléphoniques ou SMS de vos amis
  • Les soldes de type Black Friday
  • La majorité des mails
  • Vos collègues qui peuvent vous demander des services au travail
  • Les tâches non inclues dans votre contrat, demandées par votre employeur
  • Des ami(e)s / vos parents qui vous demandent de les aider à faire X ou Y

La majorité des gens passent le plus clair de leur temps sur les tâches du Quadrant 3, alors qu’ils pensent s’occuper des tâches du Quadrant 1. Parce que les activités du Quadrant 3 servent à aider les autres, elles ont toujours l’air importantes.

Sans compter qu’elles sont souvent tangibles, car le fait de les accomplir vous donnera un semblant de satisfaction. Celui d’avoir rayé une chose importante de votre liste de tâches à accomplir.

Mais, bien que les tâches du Quadrant 3 puisse être importantes pour les autres, elles ne sont pas importantes pour vous. Elles ne sont pas forcément néfastes pour vous, mais elles ne doivent pas être réalisées au détriment de vos propres tâches du Quadrant 2.

Autrement, vous finirez par croire que vous faites beaucoup de choses tous les jours, alors que vous ne faites aucun progrès vis-à-vis de vos buts à long terme. C’est la meilleure façon de se sentir frustré et d’avoir de la rancœur envers les autres.

Les personnes qui passent la majorité du temps à travailler sur ces tâches Urgentes mais Non Importantes sont souvent perçues comme sympathiques, gentilles. Elles souhaitent constamment plaire aux autres au détriment de leur propre bonheur.

Si c’est votre cas la solution est simple : S’affirmer plus et commencer à fermement (mais poliment) dire non à la plupart des sollicitations.

Quadrant 4 : Les tâches non urgentes et non importantes

Les activités du Quadrant 4 ne sont pas urgentes ni importantes. Elles font partie des « divertissements ». Ces tâches ne sont ni pressentes ni utiles, et ne vous aideront sûrement pas à atteindre vos buts à long terme.

Voilà quelques exemples de ces tâches sans valeur ajoutée :

  • Regarder la télévision
  • Se balader sur internet
  • Jouer aux jeux vidéos
  • Parcourir les fils d’actualité Facebook, Twitter et Instagram
  • Parier ou jouer aux casinos (en ligne ou non)
  • Faire du lèche-vitrine

Je pense que si nous analysions le temps que nous passons dans ces activités du Quadrant 4, il y aurait de quoi s’alarmer.

Je suis certain que vous avez déjà un jour eu ces moments de frustration en vous disant « Je suis en train de perdre mon temps » après avoir passé des heures à surfer sur le web. Et cela en réalisant que vous auriez pu passer ce temps plus utilement à poursuivre vos objectifs. N’est-ce pas ?

Mais soyons honnête, je ne pense pas qu’il soit possible ni sain d’éliminer toutes les activités du Quadrant 4 de nos vies. Après une journée bien remplie et épuisante, regarder notre série télé favorite ou se balader sur internet est exactement ce que notre cerveau a besoin pour décompresser.

Au lieu donc de viser à éliminer complètement les tâches non urgentes et non importantes, essayez plutôt d’y passer un temps limité que vous aurez planifié à l’avance. Disons qu’y consacrer 5% ou moins de votre journée serait un bon compromis.

Apprendre à passer plus de temps sur les tâches importantes. Dans notre monde en perpétuel mouvement, être capable de faire la part des choses et distinguer l’urgent de l’important, est une compétence essentielle à avoir.

Votre défi cette semaine est d’appliquer la Matrice d’Eisenhower dans tous les aspects de votre vie. Lorsque vous faites face à une décision, prenez le temps de vous arrêter et de vous demander : « Est-ce que je fais cela parce que c’est important, ou bien simplement parce que c’est urgent ?

Je vous assure que lorsque vous passerez plus de temps sur les tâches Non Urgentes mais Importantes, vous vous sentirez apaisé, et regagnerez le contrôle de votre vie. Vous ressentirez que vous progressez réellement dans ce que vous faites.

En passant plus de temps sur les activités du Quadrant 2, en planifiant et organisant vos activités, vous pourrez prévenir et éliminer beaucoup de crises et problèmes du Quadrant 1. Vous équilibrerez ainsi les sollicitations du Quadrant 3 avec vos propres besoins, et apprécierez à leur juste valeur les divertissements du Quadrant 4.

En faisant des tâches du Quadrant 2 vos priorités, quels que soient l’urgence, les soucis ou échéances qui vous tomberont dessus, vous aurez les capacités mentales, émotionnelles et physique d’y répondre positivement , plutôt que de réagir instinctivement sur la défensive.

Des outils pour vous aider à être organisé Pour vous aider à appliquer la Matrice d’Eisenhower, voici quelques outils (majoritairement en anglais) que je vous suggère.

L’application Eisenhower. C’est une application pour iPhone qui vous permettra d’organiser facilement vos tâches selon la Matrice d’Eisenhower. Pour Android il existe ces deux applications : My Effectiveness: To do, Tasks (EN) et Priority Matrix (FR).

Sur PC et tablettes, Todoist est un logiciel qui vous aidera intuitivement à ranger vos tâches dans les différents Quadrants et comme son nom l’indique, à remettre de l’ordre dans vos priorités.

Téléchargez ou imprimez la Matrice d’Eisenhower sous format Excel ( Merci de suivre les instructions sur la page, et de ne pas demander un accès ! ). Vous pourrez la remplir directement sur votre PC ou tablette, ou bien encore l’imprimer pour la remplir manuellement.

Le mieux serait que vous le fassiez le soir même, puis que vous placiez toutes les activités que vous avez faites dans la journée dans le Quadrant approprié. Ainsi, cela vous montrera sur quels types d’activités vous passez la majorité de votre temps .

Après avoir fait cela, réfléchissez aux moyens de réduire le temps que vous passez sur les activités des Quadrants 1, 3 et 4. Et cherchez à passer plus de temps sur les tâches du Quadrant 2.

Si cet article vous a plu, n’hésitez pas à le partager avec votre entourage.

N’hésitez pas à nous faire part de vos réflexions sur :
TSE - Travail Santé Équilibre (mieuxvivreletravail.fr)

Cet article vous pourrez également retrouver sur :  
PenserChanger : Le développement personnel à votre portée

 

Pascal DESBOUCHE
Co-Président de TSE

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